档案托管机构是提供文件存储、保护和检索服务的实体。它们可以是合法的，也可以是非法的，这取决于其运营方式和法律地位。合法的档案托管机构通常受到政府或相关机构监管，并遵循一定的法规和安全标准。而非法的档案托管机构则可能没有合法资质，存在安全隐患，如数据泄露、非法访问等风险。在选择档案托管机构时，应确保其合法性和安全性，避免将重要文件交给不可靠的机构保管。

档案托管机构的真实性

一、存在真实的档案托管机构

• 官方设立的托管机构
  • 根据中共中央组织部人力资源和社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知(人社部发〔2014〕90号)，流动人员人事档案具体由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，这些是官方认可的正规档案托管机构，其真实性有政策依据保障。
• 符合条件的商业机构
  • 以湖南省为例，根据湖南省档案局关于印发《湖南省规范档案中介服务规定》的通知，从事档案中介服务的机构应具备一定条件。如经工商行政管理部门登记注册，《营业执照》的经营范围中应包含其所从事的档案中介业务；机构中从事中介服务的人员均持有湖南省档案行政管理部门颁发的资格培训证书，其中中级(含)以上档案专业技术人员不少于30%(不少于1人)；有与档案中介业务服务相适应的固定场所、设施设备等。符合这些条件的商业档案托管机构也是真实可靠的服务提供者。

二、可能存在虚假档案托管机构

• 不具备合法资质
  • 有些非法机构没有经过工商行政管理部门登记注册，却声称可以提供档案托管服务，这类机构是虚假的。它们没有合法的运营身份，可能存在诈骗风险，比如骗取托管费用后消失不见，或者不当处理档案造成档案遗失、损坏等问题。
• 人员不专业
  • 虚假的档案托管机构可能声称拥有专业人员，但实际上其员工没有相应的档案管理资格培训证书。缺乏专业知识和技能的人员在档案管理过程中，可能无法正确地进行档案整理、保护、鉴定等操作，从而影响档案的安全性和有效性。
• 缺乏固定场所与设备
  • 一些假的档案托管机构没有与档案中介业务服务相适应的固定场所、设施设备。档案的存放需要特定的环境条件，如防火、防潮、防虫等设施，如果机构没有这些基本条件，档案的安全无法得到保障，这也说明其是不可信的托管机构。

如何辨别档案托管机构的真伪？

档案托管机构的资质认证流程

档案托管机构违规操作的案例

官方档案托管机构的服务内容