档案托管业务（个人档案托管业务）

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个人档案托管业务是一种服务，旨在帮助客户安全地存储和管理他们的私人文件、文档和记录。这种服务通常由专业的档案保管机构提供，以确保这些敏感信息的安全和隐私得到保护。个人档案托管业务的主要目的是确保客户的个人资料不会因为意外丢失、损坏或被未经授权的人访问而受损。这种服务还可以帮助客户在需要时轻松获取他们的文件，例如在法律诉讼、职业发展或退休规划等情况下。个人档案托管业务为个人提供了一个安全可靠的存储解决方案，有助于保护他们的个人信息并确保其长期可用性。

一、档案托管业务的含义

档案托管业务是指将个人档案或职工档案交由特定机构或部门进行管理和保存的过程。个人档案包含个人基本信息、学习和工作经历等内容；职工档案是企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。

二、档案托管业务的适用对象

大学毕业生
- 对于已就业的毕业生，档案由学校根据就业单位和相关要求转至毕业生工作单位所在地的档案管理部门，转移依据是报到证。毕业生到达工作单位后，将报到证交给档案管理部门，档案随之转移。大多数毕业生档案会在7月中下旬由学校学生处发出，毕业生要及时查看是否托管完成。
- 未落实工作单位的毕业生，有多种档案处理方式。若办理了人事代理合同或者同意转到省高校毕业生就业指导服务中心，可以选择将档案转交给人事代理机构管理；也可向学校申请暂时存放档案，学校一般保管两年，两年后需转出，否则送回户籍所在地人才中心；已办理相关手续的毕业生，档案将由学校档案室根据要求移交至入学前注册地的就业管理部门或人才中心，省内毕业生转交给地级毕业生就业管理部门，省外毕业生转交给省级毕业生就业管理部门，部分省份可能还有其他要求。
企业职工：企业把职工档案转交由就业代理或人才交流中心代为管理。
其他人群：如济南市的个人档案托管业务，针对刚毕业的市内以及市外的大学生、失业后暂时没找到工作的人群，以及选择创业或者出国深造的人群也可进行档案托管。

三、档案托管业务的办理

（一）个人办理档案托管

档案在个人手中或无档案管理权单位保存的情况
- 应凭就业报到证先到当地政府人事部门所属人才服务机构补办有关手续，完善档案材料，然后再将档案移交到人才市场，及时办理人事代理和档案托管相关证明。托管档案可能收取费用，毕业生毕业两年内档案挂靠免费，两年后需到人才中心缴交托管费。
档案不知去向的情况
- 可查找相关管理部门下属档案室的电话，告知接待人员毕业学校和毕业年份进行查询。另外，参加工作前最后一个学校的相关部门、原户籍所在地的人事部门、第一家用人单位等地方通常与档案去向有关，也可在这些地方询问。
济南市个人档案托管办理（以济南市为例）
- 所需材料：本人的个人履历、毕业证、学位证、报到证、就业协议书、《委托保存人事档案协议书》、本人的身份证件（均需提供复印件，委托他人办理还需提供委托书和相应证件复印件）。
- 办理方式
  - 省内院校高校毕业生毕业时已在我省落实就业单位并手续完备，用人单位不具有档案管理权限且未办理档案集中托管，或自主创业、自由职业的高校毕业生，可由毕业生自主选择将个人档案派送回户籍地、入学前户籍所在地就业、创业所在地的区县公共就业和人才服务机构办理托管。
  - 省外院校毕业生档案由市级公共就业和人才服务机构进行接收，完成信息审核后，转递至各区县公共就业和人才服务机构。
  - 针对失业的职工代理，带好失业登记表，填好《人力资源和社会保障事务代理合同书》后，到人社局的失业科办理提档事宜，然后到劳动力管理科填写《灵活就业人员增加缴纳社会保障费明细表》。

（二）企业委托代管职工档案

企业提供材料：单位录用人员登记备案手续、档案代管人员的《就业失业登记证》或《就业登记证》（劳动手册）、身份证复印件等相关材料。
代管方职责（以某代管机构为例）
- 负责做好档案资料的收集、补充和管理。
- 根据企业需要，负责为其提供或出具相关档案证明材料。
- 在委托代管档案的职工到达退休年龄时，代报批退休、提前退休、病退、审核连续工龄、领取《职工退休养老证》以及退休后应享受的待遇等手续。

四、档案托管的作用

（一）对个人的作用

个人档案是一个人经历的凭证、依据和参考，如是否加入中国共产党、工作能力、个人品德等情况都能从档案记录中体现。如果档案保管不合理，可能影响评干、保留干部身份；工作调动时，不完善的档案会带来麻烦；通过公务员招考后，确认身份环节也需要个人档案。
对于大学毕业生，如果档案没有经过正规托管机构的认定，工龄无论多少都会记为零。在存放期间，如果与人才服务部门签订代理协议，服务部门会对档案进行“维护”，替毕业生办理转正定级、代缴社保、评定职称等服务。