档案室的建设方案应遵循以下步骤：确定档案室的规模和布局，包括空间分配、存储设备选择等。选择合适的档案管理系统，如电子档案管理系统，以提高工作效率。建立档案分类和索引体系，确保档案的有序存储和快速检索。配置必要的安全措施，如防火、防盗、防潮等，保护档案的安全。考虑环境因素，如温湿度控制，以确保档案的长期保存。进行人员培训和管理，确保档案室的正常运行。

以下是一份档案室建设方案：

一、建设目标

建立一个功能完善、管理规范、安全可靠的档案室，以满足对档案的长期保存、高效利用和有效管理的需求。

二、选址与空间规划

1. 选址要求
   • 远离火源、水源和污染源，例如应避免靠近锅炉房、卫生间等容易产生水火或污染的区域。这样可以减少档案遭受火灾、水淹和污染的风险。参考[1]中提到的库房应远离火源、水源、和污染源等基本要求。
   • 选择相对独立且安静的区域，减少外界干扰，便于档案的管理和利用。
2. 空间规划
   • 根据预计存储的档案数量、种类和未来发展需求，确定档案室的面积。同时要考虑到档案架（柜）的摆放、人员操作空间以及查阅区域的设置。
   • 划分不同的功能区域，如档案存储区、查阅区、办公区等。存储区用于存放档案，查阅区方便人员查阅档案，办公区可供档案管理人员进行档案整理、登记等工作。

三、环境要求与设备配置

1. 环境要求 - 八防措施
   • 防火
     • 安装火灾自动报警系统，一旦发生火灾能及时发现。
     • 配备合适的灭火设备，如灭火器、灭火器具等，并且要定期检查维护，确保其可用性。
   • 防盗
     • 安装安全门、窗，门窗应具备较好的封闭性和防盗性能。
     • 设置监控系统，对档案室周围及内部进行24小时监控。
   • 防光
     • 采用遮光窗帘等措施，避免阳光直射档案。同时，在室内照明方面，可使用白炽灯，减少光线对档案的损害。
   • 防潮
     • 安装除湿设备，如除湿器，控制室内湿度在合适的范围内，一般来说相对湿度应保持在45% - 60%之间。
     • 对档案室地面和墙面进行防潮处理，如铺设防潮层等。
   • 防尘
     • 保持档案室的清洁，定期打扫。可以安装空气过滤设备，减少灰尘进入。
   • 防高温
     • 安装空调设备，调节室内温度，使温度保持在14 - 24℃之间。
   • 防有害气体
     • 档案室应保持良好的通风条件，可通过自然通风或安装通风设备来实现。避免档案室周围有产生有害气体的源头。
   • 防有害生物
     • 使用防虫药品，如樟脑丸等。定期对档案进行检查，防止虫蛀现象的发生。
2. 设备配置
   • 档案保管设备
     • 选择合适的档案架（柜），如封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架等。如果选择密集架，要注意地面的承重能力，一般楼板承重力需在每平方米/600公斤以上。
     • 配备温湿度计，以便实时监测室内的温湿度情况。
     • 准备装订机，用于档案的装订工作。
   • 办公设备
     • 电脑用于档案管理系统的操作、档案信息的录入和查询等工作。
     • 配备其他办公用品，如铅笔、橡皮擦、夹子、剪刀、美工刀、直尺、胶水、双面胶、透明胶等，方便档案整理工作。
   • 运输设备
     • 如有需要，可配备档案进出库的运送工具，如手推车等，方便档案的搬运。

四、档案的收集与整理

1. 收集范围
   • 明确各类档案的收集范围，例如对于企业来说，包括但不限于人事档案（招聘面试入职资料、劳动合同等）、财务资料（验资报告、税务登记证正副本等）、业务相关的合同文件等。不同性质的单位（如生产企业、房地产公司等）还有各自特殊的档案需要收集，如生产企业的生产许可、卫生许可证等，房地产公司的施工许可证、预售许可证等。
2. 整理方法
   • 确定档案分类方法，如采用职能机构 - 时间 - 事件的分类方法。对收集来的档案进行排列、分类、装盒、上架，并做好类内案卷排列和案卷目录。

五、档案管理与利用

1. 管理制度
   • 建立档案的借阅制度，凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经主管领导签批后方能调阅。案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借，但外借须办理登记手续，借阅期限不得超过三个星期，到期归还；如需再借，应办理续借手续。借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
   • 制定档案鉴定与销毁制度，对档案应进行定期的价值鉴定，依情况一年或者半年一次，对已无价值过期的档案销毁清理。
   • 档案的安全管理制度，维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作，对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请单位予以处理，对保护档案有功者，提请单位给予表彰。
2. 利用服务
   • 档案管理部门应主动向各部门员工提供公司档案编研信息服务，如编写全宗介绍、立卷说明、组织沿革、大事记、主要业务工作基础数字汇编，整理专题汇集、发文汇集等参考资料，收集统计档案工作基本情况，编制案卷目录、案卷文件目录等检查工具。

六、人员配置与培训

1. 人员配置
   • 根据档案室的规模和工作量，配备适量的档案管理人员。档案管理人员应具备专业的档案管理知识和技能。
2. 培训计划
   • 定期对档案管理人员进行培训，包括档案管理法规、档案整理技术、档案信息化管理等方面的培训，以提高档案管理人员的业务水平。

七、数字化建设（可选）

1. 数字化规划
   • 如果条件允许，可将档案进行数字化，建立档案库。制定数字化的计划，包括数字化的范围、顺序、质量标准等。
2. 数字化设备与软件
   • 配备扫描仪、存储设备等数字化设备，选择合适的档案管理软件，用于档案数字化信息的存储、管理和检索。

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